Proof of concept, in testfaseRema Holland B.V. · Axel Johnson International · Maastricht, Nederland
Eén aanmeldroute voor reparatie, keuring, kalibratie en retour
Een meertalig serviceportaal waarin klanten vooraf aanmelden en dat rechtstreeks een serviceofferte in Business Central aanmaakt.
Dit project is een proof of concept in testfase. De beschrijving laat zien wat is gebouwd en nu wordt getest, de livegang volgt.
- Opdrachtgever
- Rema Holland B.V.
- Onderdeel van
- Axel Johnson International
- Plaats
- Maastricht, Nederland
- Sector
- Industriële groothandel, hijs- en hefmiddelen
- Jaar
- 2026
- Rol
- Externe projectmanager, procesontwerp, bouw en testfase
Situatie en vraag
Rema Holland B.V. in Maastricht is een internationale B2B-groothandel en technische dienst in hijs- en hefmiddelen, onderdeel van Axel Johnson International. Rema repareert, keurt en kalibreert hijsmiddelen van klanten en handelt retouren af, voor dealers en groothandels in Nederland, België, Duitsland en Frankrijk.
Zendingen kwamen binnen zonder aanmelding of met onvolledige informatie. Logistiek moest uitzoeken van wie een pakket was, verkoop moest achteraf bellen en mailen om klant, dealer en opdracht te achterhalen, en de werkplaats wist pas laat wat eraan kwam. Dat gaf wachttijd, dubbel werk, onduidelijkheid richting de klant en overtypen in het ERP.
Na de livegang van Business Central werkten wij als externe projectmanager aan het serviceproces, met één vraag: een heldere route van aanmelding tot afhandeling, in het bestaande landschap van Business Central, CaptureTech, OpenText Exstream en de Azure-integratielaag van Axinter.
Wat we gebouwd hebben
Een meertalig serviceportaal op service.rema.eu waarin de klant een reparatie, keuring, kalibratie, garantieclaim of retour vooraf aanmeldt. De klant krijgt direct een documentnummer uit Business Central en een service- en retourenformulier met QR-code voor in de doos.
Intern heeft Rema een beheeromgeving met dashboard, werkverdeling, planning, notities en meldingen, een werkplaatsscherm voor een televisie en een logistieke invoer voor zendingen zonder aanmelding. Business Central blijft het leidende systeem. In testfase sinds november 2026.
Voor de klant
Vooraf aanmelden, direct een nummer
Eén aanmeldroute voor vijf soorten werk: reparatie, keuring en beproeving, kalibratie van dynamometers, retour en garantie. Per soort vraagt het formulier alleen wat ertoe doet, in het Nederlands, Engels, Duits of Frans, inclusief de mails, het formulier en de voorwaarden.
- Producten zoeken in de artikellijst van Rema, met serie- of batchnummer, klacht en foto's
- Dealer of eindgebruiker, met de juiste route voor offerte en factuur
- Adressen uit de openbare registers van Nederland, Vlaanderen en Frankrijk
- Akkoord op de voorwaarden, digitale handtekening en een geverifieerd e-mailadres
- Direct een nummer en het formulier als PDF en per mail, met QR-code
- Een statuspagina in zes stappen, met de statussen uit Business Central
Voor Rema
Eén plek voor verkoop, werkplaats en administratie
De beheeromgeving laat zien wat er binnenkomt, waar elke aanvraag staat en wie aan zet is: klant, verkoop, werkplaats, logistiek of administratie. Nieuwe aanvragen gaan automatisch naar een collega die de taal van de klant spreekt, wie het minste open werk heeft eerst.
- Dashboard met tellers, een statusbord per fase en de oudste open aanvraag
- Serviceorders en retouren in één lijst, met filters en een indeling per collega
- Aanvraagdetail met producten, foto's, notities en een volledige historie
- Werkverdeling per behandelaar en een planning die toont hoe lang iets ergens ligt
- Rollen en rechten, collega's zelf uitnodigen en persoonlijke meldingen
- Voorwaarden en privacyverklaring per taal in eigen beheer, elke versie bewaard
Werkplaats en logistiek
Zien wat eraan komt en wat te lang ligt
Op de werkplaats hangt een scherm dat zichzelf elke minuut ververst, met vijf banen van analyse tot wachten op onderdelen en per product het aantal dagen, oranje vanaf vijf en rood vanaf tien. Logistiek heeft een eigen rol voor zendingen die zonder aanmelding binnenkomen: vastleggen met foto's, op de locatie quarantaine, en verkoop krijgt een melding om aan te vullen.
- Logistiek herkent elke aangemelde zending aan de QR-code
- Logistiek legt vast, verkoop vult aan, logistiek haalt uit quarantaine
- Verkoop kan zo'n zending ook als retour afhandelen
Koppeling met Business Central
Business Central blijft leidend
Het portaal maakt via de Gate API van de Azure-integratielaag van Axinter de serviceofferte of verkoopretourorder aan, met een sleutel die voorkomt dat een herhaalde aanroep een tweede document oplevert. Elke vijf tot zestig minuten komen nummers, klant, verkoper, magazijnlocatie en de status per artikelregel terug.
- De verkoper in Business Central wordt de behandelaar in het portaal
- Statussen komen uit Business Central, niets is hardgecodeerd
- Zendingen zonder aanmelding krijgen direct een serviceofferte op quarantaine
- Een wachtrij met herhaalpogingen, en mails pas als het nummer er is
- Procesontwerp, berichtcontracten en integratiebriefing door ons geschreven
Beveiliging en privacy
Veilig ingericht, tot in de database
De browser heeft geen directe toegang tot de database. Elke lees- en schrijfactie loopt via databasefuncties die een serversecret, een toegangstoken per aanvraag of de rol van de ingelogde collega controleren, en row level security staat op elke tabel aan. Hosting en database draaien in de EU, in Dublin, bij Vercel en Supabase, leveranciers die gecertificeerd zijn voor SOC 2 Type 2 en ISO 27001. Het portaal zelf claimt geen certificering.
- Elke aanvraag een willekeurig toegangstoken, een nummer opent nooit op zichzelf een aanvraag
- Foto's via gesigneerde links en na negentig dagen automatisch verwijderd
- Verificatiecodes met limieten op aanvragen en pogingen
- Beveiligingsheaders op elke pagina en wekelijks bijgewerkte afhankelijkheden
- Geen analytics, geen tracking en geen cookiebanner nodig
- Verwerkersovereenkomst en een beveiligingsreview voor Rema en de IT van Axinter
Architectuur en techniek
Gebouwd om te hergebruiken
Next.js met React en TypeScript, Supabase Postgres in de EU, Resend voor de mail in vier talen en een PDF met QR-code uit de eigen code. Alles wat per bedrijf verschilt staat in één configuratie: een tweede bedrijf uit de groep is een tweede configuratie, geen nieuwe software. Statussen en voorwaarden staan in de database, zodat Rema zelf bijstuurt zonder release.
- Ontwerp volgens de huisstijl van Rema, licht en donker, op elk scherm
- Documentatie als onderdeel van de code en een changelog in gewone taal
- Handleidingen per afdeling en procesmodellen in het Nederlands en Engels
Aanpak
- 01
Analyse met de afdelingen
Oktober 2026: het huidige proces met verkoop, logistiek, werkplaats en administratie, en een nulmeting op basis van de ERP-exports.
- 02
Procesontwerp en proof of concept
Een procesontwerp van aanmelding tot afhandeling en een werkend proof of concept op service.rema.eu.
- 03
Besluit in het managementteam
Op 15 oktober koos het MT de richting: één aanmeldroute, de klant meldt vooraf aan en krijgt een nummer en een formulier met QR-code.
- 04
Beheer, werkplaats en logistiek
Eind oktober en begin november: beheeromgeving, rollen, werkverdeling, planning, meldingen, logistiek inbound en het werkplaatsscherm.
- 05
Koppeling en beveiliging
Statussen uit Business Central, de koppeling via de integratielaag van Axinter en een beveiligingsreview, met handleidingen, presentaties en procesmodellen.
- 06
Testfase
November 2026: testen in een testomgeving, met scannen bij ontvangst in het warehouse management systeem. De livegang volgt na de testfase. Eén aanspreekpunt voor directie, afdelingen, de ERP-partner en de IT van Axinter.
Resultaat
- aanmeldroute voor vijf soorten werk
- 1
- talen, van formulier tot voorwaarden
- 4
- stappen op de statuspagina van de klant
- 6
- ongeveer, van eerste analyse tot testfase
- 5 weken
Het proof of concept laat de hele route zien. Klanten melden vooraf aan en krijgen direct een nummer, een formulier voor in de doos en een statuspagina. Logistiek herkent elke zending aan de QR-code, verkoop heeft alle gegevens voordat de goederen binnen zijn en de werkplaats ziet op een scherm wat eraan komt. De serviceofferte of retourorder staat in Business Central zodra de klant indient, zonder overtypen. Rema beheert zelf collega's, rollen, statusindeling en de juridische teksten, en de opzet is herbruikbaar voor andere bedrijven in de groep.
Techniek
Samen met
Axinter, holding van Rema, IT en Azure-integratielaag · D4B, Business Central-partner · CaptureTech, warehouse management
Voor wie het wil weten, de techniek achter dit project.
